La risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale è l’accordo formale tra il revisore e l’ente controllato per porre termine anticipato al mandato di revisione concordato, senza ricorrere a procedure unilaterali o contenziose. Si tratta di una manifestazione di volontà reciproca che definisce modalità, termini e responsabilità residue, spesso formalizzata per iscritto per garantire chiarezza su obblighi ancora pendenti, consegna della documentazione e gestione delle comunicazioni obbligatorie verso organi di controllo e autorità.
Lo scopo principale è tutelare la continuità della vigilanza contabile e ridurre i rischi operativi e reputazionali derivanti da una cessazione brusca. Attraverso la risoluzione consensuale è possibile pianificare un passaggio ordinato delle attività, concordare eventuali compensi finali, regolare la conservazione dei documenti di lavoro e assicurare che le informazioni rilevanti siano trasmesse al nuovo revisore o agli organi aziendali preposti, mantenendo il rispetto delle norme di indipendenza e trasparenza.
Questa modalità viene adottata in varie situazioni pratiche: mutamenti significativi nella governance o nel controllo societario, divergenze operative non insormontabili tra revisore e amministrazione, incompatibilità rispetto a requisiti di indipendenza emersi dopo l’assunzione dell’incarico, esigenze organizzative o economiche che rendono non più sostenibile il rapporto, oppure quando le parti valutano più efficiente un passaggio coordinato al nuovo incaricato. In ogni caso è opportuno che l’accordo disciplini tempi, responsabilità residuali e le comunicazioni obbligatorie, preservando i diritti e gli obblighi di entrambe le parti fino alla piena conclusione del rapporto.
Indice
Come scrivere risoluzione consensuale incarico revisione legale
Apri la lettera con l’indicazione completa delle parti coinvolte: ragione sociale, forma giuridica, sede legale, codice fiscale/partita IVA dell’ente, il nome e la qualifica del rappresentante legale che sottoscrive per conto della società, il nome del revisore o dello studio di revisione e il relativo numero di iscrizione nel registro dei revisori legali. Inserisci immediatamente la data e il luogo di redazione per evitare ambiguità temporali e richiama la lettera di incarico originaria con la data e gli eventuali successivi accordi o proroghe cui la risoluzione si riferisce. Questo primo blocco serve a identificare chiaramente chi risolve l’incarico e rispetto a quale contratto.
Nel corpo introduttivo spiega in una frase la volontà reciproca di risolvere consensualmente l’incarico di revisione legale, evitando spiegazioni lunghe o giustificazioni non necessarie. Specifica che la risoluzione avviene per comune accordo fra le parti e indica la causa sintetica solo se rilevante oppure se richiesta dalle parti; se invece esistono questioni delicate è preferibile limitarsi a una formula neutra che non apra contenziosi. Mantieni un registro formale e neutro, evitando toni emotivi o valutazioni personali.
Dichiara chiaramente la data di efficacia della risoluzione e, se necessario, ogni periodo transitorio concordato per il completamento di attività residue. La determinazione della data è fondamentale: precisa se l’efficacia è “con effetto immediato” o “a decorrere dal [data]”, e descrivi le responsabilità operative fino a quella data, per esempio la consegna di documenti o la conclusione di procedure specifiche. Se è previsto un periodo di assistenza successivo, dettagliane la durata, l’ambito e la modalità di remunerazione.
Definisci in modo puntuale lo stato delle attività oggetto dell’incarico: elenca, in forma narrativa, quali lavori sono stati completati, quali risultano pendenti e quali documenti devono essere consegnati o conservati. Indica eventuali scadenze per la consegna dei bilanci, delle note integrative o per l’ottenimento di informazioni da parte della società che possano influire sul lavoro di revisione. Questo evita incomprensioni sullo stato dell’incarico e delimita le responsabilità residue di entrambe le parti.
Regola la questione economica con chiarezza: stabilisci l’importo finale dovuto, la base di calcolo, le modalità e i termini di pagamento, eventuali acconti già versati e la gestione di spese documentate. Se le parti concordano un saldo forfettario allora riportalo testualmente; se rimangono somme contestate, descrivi la procedura concordata per la loro definizione. Evita frasi vaghe tipo “si provvederà al conguaglio”: specifica cifre o criteri e modalità di fatturazione.
Indica come verranno gestiti i documenti e i fascicoli di revisione. Specifica quali documenti verranno consegnati alla società e quali resteranno agli atti del revisore in conformità alla normativa professionale e alla normativa sulla conservazione dei documenti professionali. Inserisci una clausola che disciplini la modalità di consegna (formato elettronico o cartaceo), i tempi e l’eventuale obbligo del committente di restituire materiale di proprietà del revisore. Ricorda di prevedere il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali (GDPR) nel trasferimento dei dati.
Prevedi dichiarazioni e garanzie reciproche, con linguaggio misurato: la società può dichiarare di aver fornito tutte le informazioni necessarie fino alla data di efficacia; il revisore può dichiarare di non avere conflitti di interesse ulteriori rispetto a quelli già comunicati. Evita ammissioni di colpa o formulazioni che possano creare responsabilità non volute. Se si desidera un patto di manleva o di limitazione di responsabilità, esprimilo in termini chiari e verificane la legittimità con il consulente legale prima dell’inserimento.
Regola la riservatezza e l’utilizzo delle informazioni: ripeti o aggiorna gli obblighi di segretezza già previsti dall’incarico, prevedendo una durata adeguata e le eccezioni obbligatorie (ad esempio richieste da autorità giudiziarie o di vigilanza). Inserisci anche disposizioni sul diritto di citare lo svolgimento dell’incarico a fini di referenza professionale solo se concordato e nel rispetto delle regole deontologiche.
Inserisci una clausola che disciplini le comunicazioni ufficiali e gli adempimenti verso terzi e autorità. Indica che le parti si obbligano a comunicare la risoluzione alle autorità competenti o ai registri ove previsto dalla normativa e chi ne sosterrà gli oneri. Usa formule generiche come “fermo restando l’adempimento degli obblighi di legge” e suggerisci di verificare obblighi specifici relativi a comunicazioni societarie, camere di commercio o organi di vigilanza.
Definisci la legge applicabile e il foro competente in termini concisi, soprattutto se le parti operano in giurisdizioni diverse o se l’incarico originario prevedeva regole specifiche. In molti casi basterà richiamare la normativa italiana e il foro della sede legale della società, ma è opportuno verificare le clausole contrattuali già esistenti nell’incarico originario per coerenza.
Concludi con una formula di accettazione che preveda la sottoscrizione da parte di entrambe le parti e, se necessario, la firma di testimoni o la notarizzazione in presenza di obblighi statutari particolari. Allega obbligatoriamente come allegati la lettera di incarico originaria, eventuali emendamenti, un elenco dei documenti consegnati e da consegnare, e il conteggio finale dei corrispettivi. Specifica il numero di copie originali che vengono sottoscritte e la distribuzione delle stesse.
Il tono deve restare sempre formale, chiaro e sintetico; evita termini giuridici oscuri quando una locuzione semplice è sufficientemente precisa. Non usare frasi ambigue o avverbiali che lascino margine di interpretazione (“a breve”, “presto”); preferisci date e descrizioni operative. Evita inoltre di inserire condizioni contraddittorie rispetto alla lettera di incarico originale, omissioni sulla gestione dei documenti o sulle somme dovute, e qualsiasi clausola che implichi rinunce a diritti essenziali senza adeguata consulenza legale.
Prima della redazione definitiva verifica obblighi statutari o normativi specifici che possano incidere sulla validità della risoluzione, coinvolgi l’ufficio legale o un consulente esterno per le clausole di manleva o di limitazione della responsabilità, e fai firmare il documento da persone legittimate con la data e la qualifica. Un controllo finale sul linguaggio, sulla coerenza delle date e sull’elenco allegati renderà la comunicazione più solida e meno esposta a contenziosi futuri.
Esempi lettera di risposta a risoluzione consensuale incarico revisione legale
Modello 1 — Risposta generica a risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale
Oggetto: Riscontro alla risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale del _______________
Luogo e data: _______________
Spett.le _______________
Indirizzo: _______________
Con riferimento alla comunicazione pervenuta in data _______________ concernente la risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale conferito alla scrivente Società/Studio, confermiamo di aver preso atto e di accettare le condizioni concordate per la cessazione dell’incarico con effetto dal _______________.
Si precisa che fino alla data di cessazione continueremo ad osservare gli obblighi professionali e di riservatezza previsti dalla normativa e dal codice deontologico applicabile. Provvederemo altresì a predisporre la documentazione necessaria per il trasferimento al soggetto incaricato in sostituzione, fatto salvo quanto diversamente concordato con Voi.
Rimaniamo disponibili per concordare le modalità di consegna della documentazione e di definizione delle spettanze economiche residue, comprensive di eventuali rimborsi spese e delle attività svolte fino alla data di risoluzione. A tal fine Vi invitiamo a comunicare entro _______________ giorni dalla presente eventuali richieste o osservazioni.
Si richiede infine la conferma scritta di accettazione della presente e delle modalità di chiusura concordate. Restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.
Distinti saluti,
Per _______________
Nome e Cognome: _______________
Qualifica: _______________
Firma: _______________
Modello 2 — Risposta con definizione del regolamento economico per risoluzione consensuale anticipata
Oggetto: Conferma risoluzione consensuale e regolamento economico dell’incarico di revisione legale del _______________
Luogo e data: _______________
Spett.le _______________
Indirizzo: _______________
Con riferimento all’accordo intercorso in data _______________ per la risoluzione consensuale anticipata dell’incarico di revisione legale conferito, confermiamo che la cessazione avrà efficacia a decorrere dal _______________. Ai fini della chiusura amministrativa e contabile si conviene quanto segue: la liquidazione definitiva degli onorari verrà calcolata pro rata temporis e in funzione delle attività effettivamente svolte fino alla data di cessazione, per un importo complessivo stimato pari a _______________, al netto/iva di legge; eventuali importi già fatturati e non corrisposti risultano pari a _______________. La scrivente provvederà a emettere fattura finale entro _______________ giorni dalla data di cessazione.
Contestualmente, il sottoscritto incaricato si impegna a consegnare all’indirizzo indicato da Voi tutta la documentazione professionale e i lavori eseguiti entro il termine di _______________ giorni, fermo restando il diritto della scrivente a trattenere copia delle proprie note e dei documenti che costituiscono l’archivio professionale nel rispetto della normativa vigente. Le spese eventualmente sostenute e rimborsabili saranno dettagliatamente rendicontate nella fattura finale.
Vi chiediamo cortesemente di confermare per iscritto l’accettazione del presente schema di regolamento economico e delle modalità di consegna della documentazione. Rimaniamo a disposizione per concordare i dettagli necessari alla chiusura dell’incarico.
Distinti saluti,
Per _______________
Nome e Cognome: _______________
Qualifica: _______________
Firma: _______________
Modello 3 — Risposta a risoluzione consensuale per riorganizzazione societaria o fusione
Oggetto: Riscontro alla risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale in conseguenza di operazioni societarie del _______________
Luogo e data: _______________
Spett.le _______________
Indirizzo: _______________
In relazione alla nota pervenuta in data _______________ con la quale Voi comunicate l’intenzione di porre termine consensualmente al rapporto di collaborazione nell’ambito dell’incarico di revisione legale a seguito della prevista operazione di _______________ (fusione/acquisizione/cessazione di ramo d’azienda), confermiamo di approvare la risoluzione dell’incarico con efficacia dal _______________.
Al fine di garantire una transizione ordinata, la scrivente si rende disponibile a fornire assistenza limitata e coordinata con il revisore subentrante per un periodo non superiore a _______________ giorni dalla data di efficacia, con oneri a carico di _______________ secondo le modalità che verranno concordate separatamente. La consegna della documentazione e dei fascicoli di lavoro avverrà secondo le disposizioni concordate e nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali e confidenzialità.
Si precisa che la responsabilità della scrivente relativamente alle attività svolte cesserà alla data di efficacia della risoluzione, nei limiti stabiliti dalla normativa vigente, e che eventuali richieste di chiarimenti successivi saranno trattate secondo quanto eventualmente pattuito per iscritto. Vi invitiamo a confermare per accettazione le modalità di trasferimento della documentazione e la ripartizione dei costi connessi alla fase di transizione.
Cordiali saluti,
Per _______________
Nome e Cognome: _______________
Qualifica: _______________
Firma: _______________
Modello 4 — Risposta a risoluzione consensuale con attività residue e supporto al successore
Oggetto: Conferma risoluzione consensuale e definizione attività residue e supporto al revisore subentrante del _______________
Luogo e data: _______________
Spett.le _______________
Indirizzo: _______________
Facendo seguito all’accordo raggiunto in data _______________ per la risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale, confermiamo che la cessazione avverrà con efficacia dal _______________. Come concordato, la scrivente fornirà al revisore che subentrerà un supporto limitato e ragionevole per la presa visione dei lavori svolti e per la chiarificazione di alcune risultanze ancora in fase di definizione, per un periodo massimo di _______________ giorni dalla data di efficacia. Le prestazioni di supporto saranno remunerate secondo le seguenti condizioni: _______________.
La consegna dei fascicoli di lavoro e della documentazione pertinente avverrà previa richiesta formale del revisore subentrante e nel rispetto delle normative sulla conservazione dei documenti professionali. Qualsiasi accesso ai dati sarà regolato da apposito accordo di riservatezza e da disposizioni inerenti la protezione dei dati personali. A seguito del periodo di supporto sopra indicato, la scrivente intende ritenersi esentata da ulteriori obblighi di assistenza, salvo quanto diversamente concordato per iscritto.
Vi preghiamo di confermare l’accettazione delle condizioni sopra esposte e di indicare il nominativo del revisore subentrante cui indirizzare la documentazione. Restiamo a disposizione per concordare i termini operativi della fase di transizione.
Distinti saluti,
Per _______________
Nome e Cognome: _______________
Qualifica: _______________
Firma: _______________
Modello 5 — Risposta a risoluzione consensuale per incompatibilità/indipendenza con pacificazione delle parti
Oggetto: Conferma risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale a seguito di incompatibilità/questione di indipendenza del _______________
Luogo e data: _______________
Spett.le _______________
Indirizzo: _______________
Con riferimento alle comunicazioni intercorse e all’accordo raggiunto in data _______________, confermiamo la risoluzione consensuale dell’incarico di revisione legale con effetto dal _______________, a seguito della rilevata situazione di incompatibilità/condizione di indipendenza che rende opportuna la conclusione del rapporto. Le parti convengono che la risoluzione avviene di comune accordo senza ammettere responsabilità reciproche ulteriori rispetto a quanto espressamente previsto nel presente atto, fatto salvo il normale esercizio di diritti già maturati e le obbligazioni di legge.
Si concorda che la documentazione relativa alle attività eseguite fino alla data di efficacia verrà consegnata come segue: _______________, con il rispetto degli obblighi di riservatezza e della normativa sulla protezione dei dati personali. La liquidazione delle spettanze dovute per le attività svolte e i rimborsi spese maturati sarà effettuata secondo quanto concordato e indicato nella fattura finale per l’importo complessivo di _______________, da saldare entro _______________ giorni. Con la presente Vi chiediamo di confermare che, salvo quanto previsto per legge, non sussistono ulteriori pretese o azioni tra le parti in relazione all’incarico risolto consensualmente.
In attesa di ricevere la conferma scritta, porgiamo cordiali saluti.
Per _______________
Nome e Cognome: _______________
Qualifica: _______________
Firma: _______________