La lettera di restituzione documenti al commercialista è una comunicazione formale con cui un cliente richiede al proprio consulente la riconsegna della documentazione in suo possesso, come bilanci, fatture, dichiarazioni fiscali o altri atti contabili necessari per la gestione dell’attività. Questo tipo di lettera serve a tutelare il diritto del cliente a riottenere i propri documenti, spesso in seguito alla cessazione del rapporto professionale, a un cambio di commercialista o per esigenze personali di archiviazione e consultazione. La lettera ha anche la funzione di ufficializzare la richiesta, stabilendo una data certa e tracciabile, e può essere utilizzata come prova nel caso in cui sorgano controversie sulla restituzione dei documenti.
Indice
Come scrivere una lettera restituzione documenti commercialista
Una lettera di restituzione dei documenti da parte di un commercialista deve innanzitutto riportare chiaramente l’intestazione del mittente, ossia dello studio del commercialista, comprensiva di denominazione, indirizzo, recapiti e, se necessario, partita IVA. Subito sotto va indicato il destinatario della comunicazione, con i dati anagrafici e l’indirizzo dell’azienda o della persona fisica a cui i documenti sono restituiti. È importante specificare la data e il luogo di redazione della lettera, elementi fondamentali per la validità e la tracciabilità della comunicazione.
Nel corpo della lettera occorre innanzitutto esplicitare l’oggetto della comunicazione, ovvero la restituzione dei documenti, chiarendo se avviene su richiesta del cliente, a seguito della cessazione dell’incarico professionale o per altra motivazione. Bisogna poi elencare in modo dettagliato tutti i documenti che vengono restituiti, indicando per ciascuno la tipologia, il periodo di riferimento e, se possibile, la quantità o le specifiche identificative, così da evitare dubbi o contestazioni future sul materiale effettivamente riconsegnato. Qualora la restituzione avvenga in più soluzioni o con diversi mezzi (ad esempio parte in formato cartaceo e parte in formato digitale), è opportuno specificare anche queste modalità.
È necessario comunicare chiaramente che, con la restituzione, si trasferisce nuovamente al cliente la piena responsabilità della conservazione dei documenti stessi, sollevando il commercialista da ogni onere successivo relativo alla custodia. Può essere utile aggiungere una formula di cortesia, mettendosi eventualmente a disposizione per chiarimenti e ringraziando per il rapporto professionale intercorso. Infine, la lettera va firmata dal professionista o dal rappresentante dello studio, riportando nome, cognome e qualifica, e può essere richiesta la controfirma per ricevuta da parte del destinatario, soprattutto in caso di consegna a mano. In sostanza, la lettera deve garantire trasparenza, tracciabilità e chiarezza sulle modalità e sul contenuto della restituzione, tutelando sia il professionista sia il cliente.
Esempi lettera di risposta a lettera restituzione documenti commercialista
1. Modello Generico di Lettera Restituzione Documenti Commercialista
Oggetto: Restituzione documenti contabili
Gentile [Nome Cliente],
con la presente Le restituiamo la documentazione contabile relativa all’esercizio [anno di riferimento], che ci aveva precedentemente consegnato per gli adempimenti fiscali di nostra competenza.
La preghiamo di verificare la completezza dei documenti e di conservarli secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e cogliamo l’occasione per porgere cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Studio Commercialista]
—
2. Lettera Restituzione Documenti Fine Collaborazione
Oggetto: Restituzione documenti a seguito di cessazione incarico
Gentile [Nome Cliente],
a seguito della cessazione del rapporto di collaborazione, Le restituiamo tutta la documentazione contabile e fiscale in nostro possesso, ricevuta per l’espletamento degli incarichi affidatici.
La invitiamo a controllare l’integrità e la completezza della documentazione allegata. Siamo disponibili per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Studio Commercialista]
—
3. Lettera Restituzione Documenti per Cambio Studio
Oggetto: Restituzione documenti per passaggio ad altro professionista
Gentile [Nome Cliente],
in riferimento alla Sua richiesta di trasferimento della gestione contabile ad altro professionista, provvediamo a restituirLe tutti i documenti originali in nostro possesso relativi alla Sua posizione.
Rimaniamo disponibili per eventuali necessità di chiarimento durante la fase di transizione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Studio Commercialista]
—
4. Lettera Restituzione Documenti su Richiesta Cliente
Oggetto: Restituzione documenti su richiesta
Gentile [Nome Cliente],
come da Sua richiesta, Le restituiamo in allegato la documentazione contabile e fiscale relativa agli esercizi [anni di riferimento] in nostro possesso.
Restiamo a disposizione per ulteriori necessità e cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Studio Commercialista]
—
5. Lettera Restituzione Documenti a Seguito di Revisione
Oggetto: Restituzione documenti dopo verifica e revisione
Gentile [Nome Cliente],
a conclusione delle attività di verifica e revisione sui documenti da Lei forniti, procediamo con la restituzione dell’intero materiale originale ricevuto.
La invitiamo a contattarci per qualsiasi chiarimento o necessità di approfondimento.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Studio Commercialista]